L’événementiel est un axe primordiale dans la stratégie marketing de toute entreprise qui cherche la pérennité et la croissance dans le temps. Organiser des événements serait donc des actions qui doivent figurer sur les plans d’actions annuels et accapareront ainsi une bonne part du budget prévisionnel. Il va sans dire alors qu’on s’attend à des résultats très probants en contre partie de tels investissements. Les dits résultats ne sont perceptibles que si l’on apprend à organiser ces événements et à optimiser les ressources et les orienter dans le bon sens. Voici nos conseils pour réussir l’organisation de tout événement professionnel au sein de votre entreprise.
La meilleure façon de garantir la réussite de l’événement est en le définissant avec le plus de détails possible !
Vous devez bien définir le projet de l’événement pour le réaliser. Un événement professionnel peut prendre plusieurs formes selon le besoin et l’objectif derrière. Il peut s’agir d’un séminaire, d’une conférence, d’un congrès, d’un team building…etc. Et pour chaque type d’événement, on trouve une cible différente, un programme personnalisé, une durée et un planning adéquat, et nécessiteront chacun une organisation toute différente des autres. Donc, bien définir le projet en lui-même, nécessite la réponse à des questions telles que : Quelle cible vise-t-on ? Quel objectif cherche-t-on à atteindre à l’issue de l’événement ? Quand va-t-il avoir lieu ? Quel est le message qu’on cherche à transmettre ? Et quel budget lui est-il alloué ?
Planifiez… étape par étape
Une fois les grandes lignes tracées, à savoir la date, la cible et le thème, on s’attaque aux détails : Lieu, Intervenants, programme de l’événement, les prestataires. S’il s’agit d’un séminaire ou d’une conférence, vous devez prévoir une pause café, et ferez idéalement appel à un traiteur.
Le choix du lieu repose sur le nombre de participants prévus. Les salles sont à réserver en premier parce que le lieu doit figurer sur les affiches et dans les compagnes de communications sur les réseaux sociaux et les médias.
Choisissez les intervenants en concordance avec le thème de l’événement. Ils doivent être en mesure d’apporter de la valeur ajoutée à votre événement et animer le débat et répondre aux questions.
Il vous faudra aussi prévoir un comptoir d’accueil personnalisé pour accueillir les participants, les enregistrer et leur donner badges, stylos et bloc notes…etc.
Et pour jouer sur le côté safe, on vous conseille de tenir une check list et d’y noter toutes les tâches à faire, ainsi vous ne risquez pas d’oublier quelques choses de primordiale.
La communication : avant et après
Commencez l’envoi des invitations 2 semaines en avance et relancez vos invités 4 jours avant le jour J. Envoyez des mails personnalisés aux personnes très importantes, et des messages ciblés sur les réseaux sociaux. Et ça ne s’arrête avec la fin de l’événement ! Vous devez évaluer la satisfaction des participants pour repérer les points d’amélioration à prendre en considération dans les prochains événements.