En tant que freelance, vous pouvez facturer des frais à vos clients et en déduire certains de vos cotisations. Afin de profiter de ces déductions, vous devez procéder à une gestion rigoureuse et conserver la trace de l’ensemble des frais encourus. La gestion des notes de frais est en effet surveillée de près par l’administration fiscale. Faisons un point sur ce que sont les notes de frais et sur les solutions à votre disposition pour les gérer au quotidien.
Que sont exactement les notes de frais ?
Les notes de frais comprennent des dépenses directement liées à la gestion de l’entreprise et aux missions effectuées. En tant que freelance, vous pouvez facturer certains frais à votre client, comme les dépenses de transport, de livraison, de repas ou d’hébergement. Pour être remboursé, il vous suffit d’effectuer une déclaration dans le chiffre d’affaires. À savoir que les notes de frais ne sont déductibles que sous certaines conditions : si elles sont rattachées à votre activité et si elles sont proportionnelles au besoin. Pour en savoir plus sur les notes de frais, vous pouvez consulter le site https://www.traveldoo.com/expense/.
Notes de frais : les erreurs à éviter
Faisant l’objet d’exonération de charges sociales, les notes de frais sont étudiées de près par les agents de l’URSSAF. Afin de ne pas être victime d’un redressement, il y a donc un certain nombre d’erreurs à éviter, au premier rang desquelles la perte de ses justificatifs. En effet, toute dépense doit être justifiée de manière valable. En outre, si vous engagez des dépenses aux montants disproportionnés et déraisonnables, vous risquez fortement de perdre le droit à déduction fiscale. De même si vous archivez des mauvaises versions de justificatifs ou si vous ne respectez pas les modalités d’indemnisation.
Optimiser sa gestion des notes de frais
Il est conseillé à tout indépendant de mettre en place une stratégie rigoureuse et de se tourner vers des solutions clé en main faisant gagner un temps considérable.
Identifier les frais personnels et les frais professionnels
La première étape réside dans l’identification de ce qui relève ou non de frais professionnels. Vous devez déterminer si les dépenses réalisées sont inhérentes à votre activité.
Choisir une solution de gestion des notes de frais
Gérer ses notes de frais avec la seule l’aide d’Excel est un pari périlleux. D’autant qu’en tant que freelance, vous avez une multitude d’outils à votre disposition pour automatiser cette tâche fastidieuse. Vous pouvez profiter d’une centralisation des notes de frais et de statistiques en temps réel liées à vos dépenses. Vos notes de frais sont créées automatiquement et sont soumises à des contrôles et des processus de validation.
Enfin, n’oubliez pas que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est une garantie de bonne gestion des dépenses.